Секреты Jira: повышаем продуктивность команды

Jira – программа управления командой от компании Atlassian. Ее используют в IT-проектах, работающих по Agile методологиям.

По функциям программа напоминает таск-трекеры как Todoist. В ней описывают и распределяют задачи между членами команды, фиксируют дедлайны, следят за прогрессом проекта. Все эти действия можно записывать в обычным блокнот, но преимущество Jira – визуализация и совместный доступ. Каждый участник может вносить изменения, а все данные сохраняются в облаке. Когда компания работает сразу над 5-10 проектами, Jira помогает сохранять эффективность и трезво оценивать собственные силы.

Программу используют компании, в которых от 2 до 2000 сотрудников. К примеру, Audi с помощью Jira ускоряют внедрение инноваций. Сотрудники собирают запросы на реализации новых возможностей и тречат ошибки, возникающие во время тестирования нововведений.

А еще Jira бесплатна для команд, в которых до 10 человек. Поэтому ей часто пользуются стартапы и небольшие компании.

Содержание:

1. Для чего нужна Jira
2. Какие задачи решает
3. Как начать работу
4. Как создать задачу в Jira
5. Приниципы повышения эффективности
6. Аналоги программы

Для чего нужна Jira?

Jira в основном используют для управления проектами по принципам Agile. Вместо планирования разработки от начала и до конца, команда делить процесс на небольшие этапы или “спринты”.

Каждый спринт – это 1-2 недели интенсивной работы над отдельным аспектом продукта. Например, улучшение алгоритма рекомендаций в интернет-магазине. Такой подход помогает быстро оценивать результат и находить идеи для улучшения, поэтому Agile называют гибкой методологией.

Чтобы следовать принципам Agile, команды организуют процесс по моделям Scrum и Kanban. Между этими подходами много общего, главная разница – в Scrum более строгое распределение ролей и повышенное внимание к спринтам. Подробнее о различиях мы рассказывали в другой нашей статье.

За 1-2 недели выполняется много задач: часть успешно, с другими возникают проблемы. В начале следующего спринта нужно учесть результаты прошлого и построить новый эффективный план. Jira помогает отслеживать статус задач, следить за нагрузкой и продуктивностью Agile-команды.

Для удобства все задачи размещают на Kanban-доске. Обычно их размещают в 3 категориях: предстоит сделать, в работе, сделано. Можно добавить и свои колонки, например задачи стадии тестирования. Вот пример доски от компании Atlassian:

Источник

Какие типы задач решает Jira

Разработчики любят Jira , потому что программа позволяет собрать всю информацию о проекте в одном месте. Помимо разработки, в ней отслеживают маркетинговые, аналитические и другие проекты.

Основные задачи, которые решает Jira:

• планирование работы и составление бэклога;
• разработка roadmap;
• распределение и обсуждение задач;
• комментирование задач;
• отслеживание прогресса;
• анализ продуктивности сотрудников.

Дополнительное удобство программы в сборе аналитики по проекту. Алгоритмы посчитают, насколько эффективно выполняются задачи, на каких этапах возникают проблемы, помогут подсветить потенциальное выгорание сотрудников. Перечисленные задачи входят в зону ответственности проджект-менеджера или Scrum-мастера. Поэтому за организацию рабочего пространства в Jira, как правило, отвечают именно они.

Еще компания Atlassian разработала аналог Документов Google – Confluence. Часто программы используют в связке: в Jira мониторят задачи, а в Confluence описывают и обсуждают требования к ним.

Как пользоваться в Jirа

Работать можно в мобильном приложении, или в браузерной версии.

После регистрации создайте свой первый проект. Для этого выберите шаблон. В Jira их множество: разработка ПО, управления маркетингом, кадрами, отделом продаж, финансами и другими. Если вы новичок, и не хотите разбираться – выбирайте шаблон Kanban, он универсален и подойдет любой команде.

Следующий шаг – выбрать тип проекта. На бесплатном тарифе доступен вариант “управляется командой”, для продвинутых функций – оплатите подписку.

Далее задайте название проекта и ключ. Это поможет быстро определять, к какому проекту относится отдельная задача. Нажмите “создать” и пространство готово к работе.

Интерфейс Jira

Вверху интерфейса расположены основные вкладки:

“Проекты” – в ней вы найдете все доски/проекты, которые можете редактировать.

“Фильтры” – сортируйте задачи по проектам и исполнителям.

“Дашборды” – здесь собирается аналитика.

“Люди” – здесь собраны коллеги и команды, в которых состоите

“Приложения” – список приложений, которые подключены к рабочему пространству. Есть интеграция с Slack, Power BI, Figma, Miro, Dropbox и многими другими.

Основная вкладка для работы – “Проекты”, в ней ставятся и отслеживаются задачи, находятся основные отчеты.

Боковое меню

Дорожная карта (Roadmap)

Здесь планируется ход работ: какие задачи должны быть сделаны в определенный срок. В карту добавляются крупные задачи, как релиз нового раздела на сайте. Такое нововведение состоит из ряда мелких этапов: создание прототипа, тестирование первой версии, багфикс и сбор обратной связи. Эти этапы фиксируются уже на вкладке “проекты”, а общая цель – в дорожной карте.

Отчеты (Reports)

Здесь найдете анализ эффективности команды, времени решения задач, прогресса проекта.

Бэклог (Backlog)

В бэклоге собирают идеи улучшения продукта по приоритетности. Невозможно сделать все и сразу, поэтому часть задач кладут в бэклог , или “базу знаний”. В начале нового спринта в работу идут наиболее приоритетные идеи из “базы”, а остальные остаются на будущее.Релизы. Вкладка нужна для учета изменений. Когда в программе возникает ошибка или баг, легче определит релиз, в котором появилась проблема.

Релизы (Release)

Вкладка нужна для учета изменений. Когда в программе возникает ошибка или баг, легче определит релиз, в котором появилась проблема.

Код (Code)

В Jira интегрируют инструменты для работы с кодом: Gitlab, Github и другими. Такое дополнение помогает отслеживать не просто изменения статуса карточек задач, а изменениями в коде: коммиты можно отправлять в напрямую в рабочее пространство.

Страницы проекта (Pages)

Еще одна интеграция, с Confluence. Здесь складывают артефактым команды: текстовые документы, расписания встреч, описание стратегии и vision продукта.

Как создать задачу в Jira

Задачу можно создать в вверхнем меню, либо в колонке доски.

Чтобы создать задачу, нужно указать:

• Резюме – короткое описание, заголовок задачи
• Описание – развернутые требования и вводные для исполнителя
• Метки – маркировка задачи, например по отношению к отделу: “devops”, “QA”, “дизайн”.
• Автор – ответственный за создание задачи. Исполнитель и автор не всегда один и тот же человек.
• Вложения – документы, которые дополняющие описание задачи: схемы, мокапы, прототипы.
• Связанные задачи – можно связать дополняющие друг друга задач

Улучшаем процессы команды

Atlassian рекомендует 4 принципа, которые повысят продуктивность команды.

Разделять задачи на более мелкие

Каждая задача должна быть лаконичной и выполняться в одно действие. “Разработать алгоритм рекомендаций” – это отдельный этап работы, который лучше раздробить на 2-3 подзадачи. Такой подход поможет сократить время выполнения, сотруднику будет проще разобраться с отдельной проблемой, решить ее и перейти к следующей. Не страшно, если задач будет больше, вы экономите на общем времени проекта. Проще отслеживать прогресс и подсвечивать узкие места, которые стопорят работу.

Обсуждайте задачи

Комментируйте много и подробно. Собирая всю информацию в одном месте, вы снижаете риск потерять важные данные, например, о возникших ошибках. Вся команда будет знать о проблемах и быстрее решать их, не тормозя процесс работы.

Фиксируйте изменения

Для этого пригодятся логи – файлы, в которых записываются изменения проекта. Сохраняйте все ключевые изменения: так вы не потеряете важную информацию и сможете в любой момент вернуться к предыдущей версии проекта.

Планируйте спринты

В начале нового спринта четко определите цели, количество задач и ответственных. Это поможет вам не путаться по и сэкономит много времени. Продуктивные команды понимают, какие задачи требуют больше времени, на чем стоит сфокусироваться, а что отложить. Такой подход повышает продуктивность и спасает коллектив от выгорания.

Аналоги Jira

Trello

Интерфейс программы так же представляет собой kanban-доску. У каждой задачи так же есть название, описание, комментарии и исполнитель. Trello больше подходит для организации работы одного отдела или проекта, организовать сложный процесс будет сложно. Еще в ней нет аналитических инструментов.

Basecamp

В программе есть все функции постановки и контроля задач. Главное отличие – чат для общения сотрудников и автоматические чек-листы. Создатели Basecamp постарались создать единое пространство для автономной коммуникации команды.

Notion

С помощью Notion можно также можно создать единое рабочее пространство. В нем есть kanban-доска, календарь, страницы с текстовыми документами, чек-листы и многое другое. Если вам нужно создать полноценную “базу знаний” вашей компании, Notion с этим справится.